Dokumana
Kalite doküman kontrol
Denetçinin ilk sorusu şuydu: bu prosedürün hangi sürümü geçerli? Cevap ortak klasördeki dosya adlarında aranıyordu.
Teknik künye
- Bölüm
- KURUM
- Platform
- Web
- Kurulum
- Bulut
- Entegrasyon
- Okuma API’si · kare kodla kopya doğrulama
- Kimin
- Kalite birimi, ISO 9001 uygulayan kurumlar, iç denetçiler
- Edinme
- Kurum hesabını kendiniz açarsınız, ücretsiz denemeyle; sonra aktif doküman sayısına göre yıllık, kişi başı ücret yok
Dokumana her dokümanı aynı yoldan geçirir: hazırlık, dört göz onay, kontrollü yayın. Yayınlanan sürüm tektir, eskisi kendiliğinden arşive düşer; kâğıttaki kopyanın güncel olup olmadığı kare kodla anlaşılır. Süreç kartları, uygunsuzluk ve DÖF, iç denetim ve yönetim gözden geçirmesi de aynı sistemde dokümana bağlanır.
01
Ne yapar
Klasör ve erişim matrisi
Dokümanlar klasörlerde durur; her departman yalnız yetkili olduğu klasörü görür, yetki alt klasöre miras kalır.
Sürüm ve onay akışı
Her revizyon numaralanır; taslak, incelemede, yayında yolundan geçer. Hazırlayan kendi sürümünü onaylayamaz, ret gerekçesi kayıtta kalır.
Periyodik gözden geçirme
Dokümana gözden geçirme tarihi verirsiniz; süresi gelen ve geçen dokümanlar panelde uyarır.
Okundu onay takibi
Zorunlu dokümanlarda “okudum ve anladım” teyidi toplanır. Kim okudu, kim okumadı listede durur.
Kare kodla kopya doğrulama
Baskı künyesindeki kare kod okutulunca kopyanın yürürlükteki sürüm olup olmadığı görünür. Giriş istemez, dosya içeriği açılmaz.
Süreç kartları ve harita
Her sürecin girdisi, çıktısı, sahibi ve göstergesi tanımlanır, dokümanlar sürece bağlanır. Süreç haritası bu bağlardan kendiliğinden çizilir.
Uygunsuzluk, DÖF ve iç denetim
Uygunsuzluk kök nedene, düzeltici faaliyete ve etkinlik değerlendirmesine bağlanır. Denetim bulgusu tek tıkla DÖF olur, yönetim gözden geçirmesi gündemi kendiliğinden toplanır.
Saklama ve imha
Kayıtlara saklama süresi verilir, vadesi dolan listeye düşer. İmha kararı gerekçe ve yöntemle kayda geçer, hiçbir kayıt kendiliğinden silinmez.
02
Nasıl işler
Sıradaki adım öncekine bağlı
- Taslak açılır ve ilgili klasöre atanır.
- Onaya gönderilir; hazırlayan kendi dokümanını onaylayamaz.
- Onaylanan sürüm yayına alınır, eskisi arşive düşer.
- İlgili departman okur, okundu kaydı oluşur.
- Revizyon yeni sürüm açar, geçmiş saklanır.
